Executive Administrative Assistant

Descripción

The Role:

In this role, you will provide administrative support to multiple Senior Leaders and/or Executives within Sales, Service and Marketing.

Responsibilities include the ability to multi-task and manage a broad scope of task assignments including schedule and calendar management, coordination of travel, expenses, and events. The position requires a high degree of accuracy and coordination. The successful candidate should have a positive demeanor, strong attention to detail, solid organization and reasoning, strong communication skills, the ability to handle responsibilities in a discreet and efficient manner, and expert-level use of MS Office products.

What You’ll Do:  

• Administrative Support:  Provide comprehensive administrative support including managing complex calendars and travel arrangements, scheduling meetings, managing expenses and badge requests.

• Document Preparation:  Create, edit, and format documents and presentations. Ensure all materials are accurate, professional, and align with team standards. 

• Communication:  Serve as a liaison between the executives and internal/external stakeholders. Craft clear and impactful communications and handle confidential information with discretion and professionalism. 

• Team Coordination:  Organize and facilitate team meetings and events, including finding conference rooms, preparing agendas, organizing safety presenters, taking notes, and following up on action items as needed.

• Initiative : Identify opportunities for process improvement and take the initiative to implement solutions that enhance productivity and efficiency.   Provide back up support to others as needed. 

• Cross-Functional Collaboration:  Work across various departments to gather information, coordinate efforts, and ensure the successful completion of projects. Build and maintain strong relationships with colleagues at all levels, particularly EA peers on other teams.

• Travel:  Assist leaders with their travel arrangements and submission of travel expenses.

• Event Planning:  Assist in the planning and execution of events, ensuring all logistics are handled seamlessly as needed. 

Your Required Skills & Abilities:  

• 3 - 5+ years of experience as an executive assistant supporting Senior Management or Executives or equivalent role.

• Excellent organizational skills with an ability to think proactively and prioritize work.

• Demonstrated ability to work independently and collaboratively on projects in a fast-paced environment and work under pressure.

• Strong written and oral communication skills.

• Natural curiosity and desire to learn the business.

• Problem solving using independent thought and decisiveness.

• Advanced proficiency in Microsoft Office, including MS Suite, CoPilot, scheduling, Outlook, and SharePoint knowledge.

• Demonstrated ability to use AI tools effectively.

• Demonstrated ability to take initiative and work independently.

• Unquestionable level of integrity.

What Will Give You A Competitive Edge: 

• Associate or Bachelor’s degree is preferred.

• Professional training and/or certifications in Administrative Skills/Support are preferred.

• Training and Education experience is preferred.

Este puesto se clasifica como híbrido. Esto significa que se espera que el candidato seleccionado se presente en una ubicación específica al menos 3 veces por semana {o con otra frecuencia indicada por su líder}.

Este puesto no es elegible para beneficios de reubicación. Los posibles costos de relocalización serán responsabilidad del candidato seleccionado.

Información sobre diversidad

General Motors se compromete a ser un lugar de trabajo en el cual no solo no haya discriminación indebida, sino que fomente con sinceridad la inclusión y el sentido de pertenencia. Creemos firmemente que la diversidad del personal crea un entorno en el cual nuestros empleados pueden prosperar y desarrollar mejores productos para nuestros clientes. Instamos a los candidatos interesados a que revisen las responsabilidades y aptitudes clave para cada puesto y se postulen para los puestos que coincidan con sus habilidades y capacidades. Es posible que, cuando corresponda, se les pida a los solicitantes que están en el proceso de contratación que completen satisfactoriamente una o más evaluaciones relacionadas con su función y/o una evaluación previa al empleo antes de comenzar a trabajar.  Para obtener más información, visite Cómo contratamos.

Declaración de igualdad de oportunidades en el empleo (EE.UU.)

General Motors se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades.  Todos los solicitantes calificados serán tenidos en cuenta para el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, orientación sexual, identidad de género, nacionalidad, discapacidad o condición de veterano protegido. 

Adecuaciones (EE.UU. y Canadá)

General Motors ofrece oportunidades a todos los solicitantes de empleo, incluyendo las personas con discapacidades. Si necesita una adecuación razonable para ayudarle con su búsqueda o solicitud de empleo, envíenos un correo electrónico a [email protected] o llámenos al 800-865-7580. En su correo electrónico, incluya una descripción del puesto específico que está solicitando, así como el título del empleo y el número de solicitud del puesto que está solicitando.